In alcuni casi può essere utile avere uno spazio virtuale nel quale caricare documenti da condividere con altre persone perché possano visualizzarli o addirittura modificarli, e perché no… potrebbe anche esserci utile consentire il caricamento di nuovi files da parte di altre persone. Show
Creare uno spazio condiviso con Google Drive è semplicissimo. Basta creare una cartella ed una volta pronta è sufficiente cliccare su di essa con il tasto destro del mouse e selezionare l’opzione condividi. Potremo specificare se condividere la cartella con una persona specifica mediante invito o se generare un link che abiliterà chiunque lo riceva ad accedere. I entrambi i casi è possibile concedere agli utenti due principali tipologie di privilegi:
Entrambe queste impostazioni, se applicate alla cartella, automaticamente si estendono ai files in essa contenuti. Quindi un Editor di una cartella diventa automaticamente anche Editor dei files presenti in essa. Può essere un buon modo per collaborare insieme ad un progetto condiviso tra più persone. Da ultimo, ma non meno importante, i destinatari della condivisione potranno decidere di scaricare sul loro computer direttamente l’intera cartella. Per loro sarà sufficiente accedere alla sezione “condivisi con me” del loro drive e cliccare sulla cartella condivisa con il tasto destro, selezionando poi l’opzione Scarica. Verrà generato un file .ZIP con il contenuto dell’intera cartella che potrà essere facilmente archiviato ed aperto sul proprio pc.
I Drive condivisi sono spazi condivisi in cui i team possono facilmente archiviare, cercare e accedere ai file ovunque si trovino e da qualsiasi dispositivo. A differenza dei file in Il mio Drive, i file dei Drive Condivisi appartengono al team e non a un singolo utente. Anche se un membro lascia il team, i file rimangono esattamente dove sono, in modo che il team possa continuare a condividere le informazioni per lavorare. Indice degli argomenti - Drive Condivisi1 - Impostare un Drive Condiviso 2 - Aggiungi file e cartelle 3 - Gestisci file e cartelle di un Drive Condiviso 4 - Condividere e collaborare 1 - Impostare un drive condivisoPer iniziare, imposta un Drive condiviso e aggiungi i membri. 1.1 - Creare un Drive condiviso
1.2 - Aggiungere membri e impostare autorizzazioniQuando aggiungi nuovi membri, questi ricevono l'accesso completo per caricare, modificare ed eliminare i file. I membri con accesso completo possono anche invitare altri membri. Se necessario, puoi modificare il livello di autorizzazione di un membro. Aggiungi i membri e imposta le autorizzazioni: Richiede l'autorizzazione di accesso completo
1.3 - Modificare le autorizzazioni dei membriRichiede l'autorizzazione di accesso completo
Richiede l'autorizzazione di accesso completo
Nota: se rimuovi qualcuno da un Drive condiviso, questa persona potrebbe ancora avere accesso ai file condivisi in altri modi, ad esempio attraverso un link alla tua organizzazione o una condivisione di gruppo. 2 - Aggiungere file e cartelleA questo punto puoi aggiungere i file al Drive condiviso. Crea una nuova cartella:
Tieni presente quanto segue:
Carica una cartella esistente dal computer:
2.2 - Aggiungere e modificare i fileRichiede almeno l'autorizzazione di accesso in modifica Tutti i file che aggiungi sono di proprietà del team. Se lasci il Drive condiviso, i file rimangono.
Nota: per archiviare e accedere ai file su desktop, utilizza Drive File Stream. 3 - Gestisci file e cartelle di Drive condivisiRicevi suggerimenti per strutturare un Drive condiviso oltre a creare e trovare i file. 3.1 - Aggiungere i file importanti a SpecialiContrassegna i file o le cartelle importanti in modo da trovarli rapidamente in un secondo tempo. Devi solo fare clic su un file o una cartella con il pulsante destro del mouse e selezionare Aggiungi a Speciali. Per vedere tutti i file e le cartelle che hai aggiunto a Speciali, fai clic su Speciali a sinistra. Per spostare i file da Il mio Drive a un Drive condiviso o tra i Drive condivisi, trascinali nella cartella di destinazione del Drive condiviso. Per spostare le cartelle, contatta l' amministratore di G Suite. Sposta i file da Il mio Drive ai Drive condivisi: Puoi spostare qualsiasi file di tua proprietà in un Drive condiviso, sia che provenga da un'altra posizione di Drive, dal computer o da un dispositivo mobile. Se un file in Il mio Drive non è di tua proprietà ma hai autorizzazioni di accesso in modifica al file, potresti essere in grado di spostarlo in un Drive condiviso nei seguenti casi:
In caso contrario, dovrai chiedere al proprietario di spostare il file nel Drive condiviso. Sposta i file tra i Drive condivisi: Per spostare i file tra i Drive condivisi devi avere autorizzazioni di accesso completo al Drive condiviso originale e almeno accesso in modifica al Drive condiviso di destinazione. 3.3 - Eliminare o ripristinare i fileElimina un file: Richiede l'autorizzazione di accesso completo Fai clic sul file che vuoi eliminare e quindi su Cestino, in alto. Il file viene rimosso per tutti i membri del Drive condiviso. Il file viene spostato nella cartella Cestino del Drive condiviso. I file della cartella Cestino del Drive condiviso sono eliminati automaticamente dopo 30 giorni. Ripristina un file: È richiesta come minimo l'autorizzazione di accesso in modifica
Cerca in un Drive condiviso o una cartella:
4 - Condividere e collaborareTutti i file che aggiungi a un Drive condiviso vengono automaticamente condivisi con i suoi membri. Tutti i membri possono condividere i file del Drive condiviso anche con persone che non fanno parte del team, a meno che non limiti le autorizzazioni di condivisione. È richiesta come minimo l'autorizzazione di accesso in modifica Nota: non è possibile condividere le cartelle nei Drive condiviso. Come accade per Drive, sono disponibili diversi modi per condividere i file dei Drive condiviso con persone della tua organizzazione che non ne sono membri. Nota: l'organizzazione potrebbe aver posto dei limiti alla possibilità di condividere i file. Per maggiori informazioni, chiedi al tuo amministratore di G Suite. Condividi i file con singole persone o gruppi:
Se imposti l'autorizzazione a commentare o visualizzare e sei un membro con accesso completo puoi impedire alle persone di scaricare, stampare e copiare i file condivisi. Condividi un link: Per rendere un file ampiamente accessibile ed evitare di gestire l'accesso nell'organizzazione, puoi condividere il file con un link. Qualsiasi utente della tua organizzazione che abbia il link può accedere al file. Se necessario, puoi consentire ad altri utenti di condividere il link con persone che non sono nella tua organizzazione.
4.2 - Annullare la condivisione di fileAnnulla la condivisione di file nella tua organizzazione:
Annulla la condivisione di file con singoli utenti:
Nota: le impostazioni del gruppo possono avere la precedenza sulle impostazioni individuali. Pertanto, se tenti di annullare la condivisione di un file con una persona che fa parte di un'organizzazione o di un gruppo che ha accesso al file, quella persona potrà ancora accedervi. Proteggi tutti i file di un Drive condiviso: Richiede l'autorizzazione di accesso completo
Impedisci ad altri utenti di scaricare, stampare o copiare un file: Richiede l'autorizzazione accesso completo
Nota: puoi limitare le modalità con cui le persone condividono, stampano, scaricano e copiano i contenuti dei file all'interno di Google Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, ma non puoi impedire agli altri di condividere i contenuti in altri modi. 4.4 - Visualizzare o inviare email ai membriVisualizza i membri di un Drive condiviso:
Invia email ai membri di un Drive condiviso:
Come si fa a creare una cartella condivisa?Creare una cartella di lavoro in modalità condivisa. Selezionare Condividi.. Caricare il file in OneDrive, se non lo si è già fatto.. Impostare le autorizzazioni e selezionare Applica. ... . Aggiungere i nomi degli utenti con cui condividerlo e un messaggio facoltativo.. Selezionare Invia.. Come si crea una cartella su Drive?Creare, spostare e copiare file. Apri drive.google.com sul computer.. A sinistra, fai clic su Nuovo. Cartella.. Inserisci un nome per la cartella.. Fai clic su Crea.. Che differenza c'è tra Drive condivisi e condivisi con me?Quale è la differenza principale tra Il mio Drive e un Drive Condiviso? I file che vengono archiviati nel Drive Condiviso, a differenza de Il mio Drive, non appartengono a uno specifico utente, ma a tutto il team. Quindi se una persona lascia il team i suoi file restano nello spazio condiviso.
Come creare un file condiviso in Drive?Seleziona il file che vuoi condividere.. Fai clic su Condividi o Condividi .. Sotto "Accesso generale", fai clic sulla Freccia giù .. Scegli Chiunque abbia il link.. Per stabilire il ruolo degli utenti, seleziona Visualizzatore, Commentatore o Editor.. Fai clic su Copia link.. Fai clic su Fine.. |